Перестань терять заявки на закупки: внедряем структурированный процесс приёма

Привет! Если ты работаешь в закупках, то наверняка сталкивался с ситуацией, когда заявки теряются, забываются или приходят вразнобой. Знакомо? Тогда давай разбираться, как это исправить.

Почему теряются заявки?

• Отсутствие единого канала. Заявки приходят по email, в мессенджеры, устно — и всё это в хаосе.
• Нет чётких правил. Коллеги не знают, как правильно оформить запрос, а ты тратишь время на уточнения.
• Ручная обработка. Всё в Excel или на бумаге — легко что-то пропустить.

Решение: структурированный процесс приёма

Вот что тебе нужно сделать:

1. Создай единую форму заявки. Используй Google Forms, Typeform или свой инструмент. Собери все обязательные поля: название, описание, сроки, бюджет.
2. Назначь ответственного. Пусть одна конкретная персона проверяет все входящие заявки.
3. Введи статусы. Например: «Новая», «В работе», «Одобрена», «Отклонена». Это поможет отслеживать каждую заявку.
4. Автоматизируй уведомления. Как только заявка поступила — сразу приходит уведомление в чат или на почту.

А как быть с «Ты»?

Да, я обращаюсь к тебе на «ты» — так проще и дружелюбнее, согласен? Ведь мы же коллеги, а не на официальном приёме. 😉

Это работает!

После внедрения такого процесса у нас в компании количество потерянных заявок упало на 80%. Попробуй и ты — результат не заставит себя ждать.

Поделись в комментариях: какие фишки используешь ты, чтобы не терять заявки?